Деловая беседа — способ делового коммуницирования. Она отличается от других видов беседы тем, что происходит в ситуации серьезного общения и направлена на решение конкретной проблемы или вопроса.
Особенностью деловой беседы является то, что она должна быть обязательно подготовлена:
- определена тема беседы,
- ее цель,
- поставлены задачи,
- продумана стратегия ведения беседы, т.е. ее начало, основная часть и конец.
Огромное значение имеют вопросы к собеседнику, которые должны быть заранее продуманы, а лучше записаны. Готовящийся к беседе должен составить и предположительные ответы как позитивные, так и негативные, которые могут возникнуть у собеседника во время ведения деловой беседы. Знание предположительных ответов поможет продумать и подобрать необходимые аргументы для обоснования своей точки зрения на решаемую проблему. Особенное значение имеет система вопросов, формулировка которых требует особой подготовки. Во время деловой беседы важно перехватить и удержать инициативу, активизировать адресата, вызвав его на диалог, «вытянуть» максимальную информацию, необходимую для вас.
Стратегия и композиция ведения деловой беседы
- Начало деловой беседы. Представление.
Во время представления необходимо дать полную, но краткую информацию о себе или своей фирме, представителем которой вы являетесь. Держитесь и говорите уверенно, но не заносчиво, улыбайтесь, но не заискивайте Можно начать беседу с похвалы, одобрения или ненавязчивого комплимента. Посмотрите на собеседника внимательно, но ни в коем случае не пронизывающе — это может насторожить его. Можно начать деловую беседу с вопроса, лучше с риторического. В этом случае вы сразу перехватываете инициативу ведения деловой беседы.
Войдя в кабинет, не стоит с порога начинать беседу. Можно, дождавшись приглашения сесть, сделать комплимент
(например: у Вас необыкновенно уютный кабинет )
начать представление.
— Здравствуйте, меня зовут … . Я заместитель директора … .
2. Продолжение беседы.
Необходимо расположить собеседника к себе и не быть навязчивым. Для этого можно воспользоваться системой вопросов фактического или личного характера, главное – расположить его к себе и вызвать на легкий разговор.
Как Вам удается держать фирму в таком порядке? Наверное это очень трудно? Вам нравиться ваша работа? Что выдумаете по этому поводу?
Важно побудить собеседника к рассказу о себе. Помните, что интереснее всего для себя сам человек. Желание быть значимым и полезным присутствует у всякого человека. Помогите ему раскрыться. Почувствовав расположение можно переходить к обсуждению своих проблем.
У меня такое мнение, что новая деятельность будет для вас интересной. А как вы думаете? Я прав?
Важно уметь слушать. Продемонстрируйте свой интерес к тому, о чем будет говорить собеседник, но только не переигрывайте в показном внимании, собеседник может почувствовать фальшь. Важно показать партнеру., что все о чем он говорит, для вас очень важно и полезно. Включайтесь в разговор, вставляя реплики:
Да, вы правы, Это чрезвычайно интересно, Конечно, об этом стоит подумать. Неужели, а я и не догадывался. Просто невероятно!
3. Окончание деловой беседы.
Именно окончание беседы остается в памяти, поэтому роль его очень велика. Необходимо внимательно следить за поведением партнера.
Если вы чувствуйте, что тема исчерпана, не нужно «затягивать» разговор, важно, чтобы вы сами завершили беседу. Если беседа была прервана, скажем, телефонным звонком, который ( как вы почувствовали) очень важен для вашего собеседника, не стоит ее продолжать, лучше извиниться и предложить встретиться для продолжения беседы в другой раз. «Выйти» из беседы можно выражением слов благодарности за внимание, за время, предоставленное для беседы, за отношение к своим проблемам.
Обязательно следует выразить надежду на скорейшую встречу, надежное сотрудничество, успех совместного будущего дела.
Материалы публикуются по личному разрешению автора — к.ф.н. О.А.Мазневой (См. «Наша библиотека»)